BANQUET&EVENT
AGREEMENT宴会・催事利用規約

宴会場ご利用についてのお願い

宴会・催事利用規約

オークラ千葉ホテル(以下｢当ホテル｣と称します。)では、宴会または催事(以下｢宴会等｣と称します。)のご契約および宴会場のご利用に関して、誠に勝手ながら下記のとおり規約を定めております。つきましては、下記の各項を予めご了承下さいますようお願い申し上げます。

1.宴会時間と追加室料

宴会場等のご使用開始から終了までのご契約時間(以下｢宴会時間｣と称します。)は所定の室料金をお支払いいただいておりますが、この宴会時間を超過した場合は追加室料を頂戴することとなります。また、宴会時間の前後の準備時間と撤去時間の合計が１時間までは無料でございますが、１時間を超える場合は超過時間に応じて追加室料を頂戴いたします。但し、次の会場使用時刻との関連で、ご使用時間の超過に応じられない場合もございますので予めご了承下さい。

2.有料人数の確認

料理等を用意する人数(以下｢有料人数｣と称します。)を宴会等の開催日の前日正午までにホテルの担当係員にご通知下さい。 それ以降は全て手配が完了いたしておりますので、宴会等の開催日に出席されたお客様の人数が有料人数より下まわった場合でも有料人数分の料金を頂戴いたします。

3.食物アレルギー対応

使用する食材に含まれる特定原材料8品目「卵、乳、小麦、くるみ、落花生、えび、そば、かに」につきましては、生産元、製造・販売元からの情報をもとに確認しておりますので、必要な方は、当ホテル係員にお尋ねください。ただし、全メニューを同一厨房内にて準備し、洗浄機器も同一のものを使用しているため、調理過程においてアレルギー物質が微量に混入する可能性がございます。また食器・調理器具は、他のお客様と共有しており、厨房内では、表示にない他のアレルゲン食材を使用しております。そのため、ご提供するお料理は完全なアレルギー対応メニューではございませんので、ご了承いただき 、当ホテルの利用に際してはお客様にて最終的な判断をしていただきますようお願いいたします。
特定原材料8品目を除く「低アレルゲンメニュー」の提供も可能ですので、その場合は宴会等の14日前迄に当ホテル係員までお知らせください。

4.内金

宴会等のご予約時に内金をお支払いいただきます。内金の料金は宴会等のお見積料金に基づいて当ホテルより提示させていただきます。

5.前払金

当ホテルより提示いたしましたお見積料金を、期限を定めてお支払いいただく場合がございます。

6.宴会場利用契約締結の拒否と解約

当ホテルは次に掲げる場合において、宴会場利用契約の締結に応じないか、または既にご契約いただいている場合でも解約させていただくこと、または既にご利用中であっても宴会等を中止し退館を求める場合がございます。
①宴会場利用申込者(法人その他の団体を含みます。)が次に掲げる事由に該当するとき、または宴会等に出席される利用客の中に次に掲げる方がいるとき。
1.｢暴力団員による不当な行為の防止等に関する法律｣による指定暴力団その他の反社会的勢力(以下｢暴力団等｣と称します。)またはその構成員もしくはその関係者。
2.暴力団等が事業活動を支配する法人その他の団体またはその役員･従業員もしくはその関係者。
3.宴会場利用申込者が法人その他団体で、それらの役員のうちに暴力団等の構成員もしくはその関係者がいるとき。
4.法令または公序良俗に反する行為をなさる恐れがあると認められる方。
②当ホテルの他の利用客に著しい迷惑を及ぼす言動をしたとき。
③当ホテルもしくは当ホテル職員(従業員)に対し、暴力、脅迫、恐喝、威圧的な要求を行い、あるいは合理的範囲を超える負担を要求したとき、もしくは過去に同様の行為を行ったと認められるとき。
④この｢宴会･催事規約｣に違反したとき。

7.取消料

既にご契約いただいた宴会等をお取消しになる場合には、下記のとおり取消料を頂戴いたします。

開催日の69日前から30日前迄
見積料金の20%より内金を引いた額

開催日の29日前から10日前迄
見積料金の50%より内金を引いた額

開催日の9日前から前日迄
見積料金の80%より内金を引いた額

開催日当日
見積料金の100%より内金を引いた額

※上記には、サービス料および税金は加算されません。
※取消日の日時に関わらず手配済みのものに関しましては、実費を申し受けます。

8.外部公開規制等

契約内容にあたる見積情報や割引情報を含む契約の個別・具体的な条件等を、当ホテルの事前の承諾なしに第三者に開示（掲示板やソーシャルメディアや口コミサイト等への投稿を含みます）することはご遠慮ください。

9.免責事項

以下に定める理由に該当することがあった場合は、お客様、当ホテル双方とも免責とさせていただきます。
①天変地異、火災、戦争、紛争、その他お客様および当ホテルのいずれの責に帰することの出来ない事由により宴会場の全部または一部が滅失もしく毀損するなど宴会等の催行が不可能または著しく困難になったとき。
②法令又は法令に基づく公権力の行使、もしくは関係官庁の指導等による宴会場の収用、取払い、使用禁止等の事由が発生するなど、お客様および当ホテルのいずれの責に帰することの出来ない事由により宴会等の催行が不可能または著しく困難になったとき。

10.装飾･余興の手配

宴会等に関連する装飾、装花、音響、照明、余興およびバンケットレセプタントなどにつきましては、当ホテルより指定業者に手配させていただきます。お客様が直接当ホテルの指定業者以外の業者をご利用なさる場合は、宴会等を円滑に運営するために事前に当ホテルにご連絡をいただき、当ホテルの了解を得た後にご注文なさいますようお願いいたします。また、その際は機材の搬入･搬出料金あるいはお持込料金を頂戴いたしますので、予めご了承下さい。

11.直接ご依頼の業者に対する指示

当ホテル了解のもとにお客様が直接依頼された業者が行う諸事項(宴会等に関する装飾、余興等の機器および材料の搬入･搬出、あるいは看板等のサイズと取付方法の決定や設置、もしくはバンケットレセプタントの当ホテルへの入館等)につきましては、当ホテルの美観・導線などを考慮し、一定のルールのもとに実施していただくように、当ホテルよりその業者の方々にご指示申し上げます。

12.損害賠償

お客様(お客様側の全ての関係者を含みます。)およびお客様が直接ご依頼された業者の方々は、当ホテルの施設、什器備品等を破損したり損傷させることのないよう充分にご注意下さい。もし、施設、什器備品等に損傷等損害が発生した場合は、その当事者の方に速やかに修理をしていただくか、または損害賠償金をご負担いただきます。

13.禁止事項

次に掲げる各項目につきましては禁止事項となっておりますのでご遠慮下さいますようお願い申し上げます。
①盲導犬・介助犬および聴導犬以外の犬、猫、小鳥等の愛玩動物、ならびに家畜類もしくはその他の動物の持込み。
②発火または引火性の物品、ならびに危険物の持込み。
③悪臭を発するものの持込み。
④とばく等風紀を乱す行為または他のお客様の迷惑になるような言動。
⑤備付品の移動。
⑥ご予約時の使用目的以外のご利用。
⑦その他法令で禁じられている行為。
⑧その他宴会場利用契約の締結に際し、当ホテルから申し出た事項。
⑨ノロウイルスやインフルエンザ等の感染症に罹患した事実の秘匿。

14.個人情報の取り扱い

ご予約をいただいたお客様の個人情報は、当ホテルにおいて厳重かつ適正に管理いたします。また、以下の目的以外には利用いたしません。
①宴会等に関するお客様への各種ご連絡及び新商品プラン、イベント等に関する情報のお知らせ、アンケート等
②宴会等の運営に必要な範囲での招待状、引出物等当ホテルと機密保持契約を締結している指定業者への連絡
③警察、税務署、裁判所等の公的機関からの法令に基づく権限の行使による開示請求等 ④One Harmony入会ご希望のお客様は、お客様の個人情報がOne Harmony事務局へ提供されます。又、One Harmony事務局から様々な案内をさせて頂きます。
※尚、個人情報の取り扱いについての詳細は当ホテルホームページ「個人情報保護方針」にてご確認ください。

15.その他

①大太鼓等の打楽器およびバンドの演奏につきましては、他会場に影響を与えると判断されるものはご利用をご遠慮いただく場合がございます。
②お客様がお申し込みまたはお打合せの時点での宴会場の設備、設定、装飾、調度品等につきましては変更が生じる場合がありますので、予めご了承下さい。この場合には、都度お客様にお知らせいたします。
③クロークでは現金、貴重品などのお預かりはお断りさせていただいておりますので、お客様ご自身で携帯なさるか、１階フロントカウンター横の貸金庫(無料)をご利用下さい。万一、宴会等において事故･盗難等が発生した場合、当ホテルは一切責任を負いかねますので充分にご注意下さいますようお願いいたします。

宴会・催事利用規約

宴会等のご利用により当ホテルが取得したお客様の個人情報は、個人情報保護法に基づき、以下のようにお取扱いさせていただきます。
①個人情報の取得・利用／お客様の申込書あるいはアンケートにより、または当ホテルがご予約に基づきサービスを提供させていただく過程において、当ホテルは宴会等の開催の業務遂行、あるいはホテルサービスの向上を図るために(以下｢本目的｣と称します。)、お客様または宴会等のご出席者その他の関係者の個人情報を本目的の達成に必要な範囲で取得し、本目的のために当該情報(以下｢取得個人情報｣と称します。)を利用させていただくことがありますのでご了承下さい。
②取得個人情報の第三者提供等／当ホテルは、次の場合を除き、取得個人情報を第三者に提供、または開示せず、その利用を第三者に委託いたしません。
1.予めお客様ご本人の同意を得た場合　
2.｢個人情報保護に関する法律第23条｣に基づく場合
③開示・訂正請求等への対応／お客様ご本人の個人情報の開示･訂正･追加又は削除、利用停止等を希望される場合は、当ホテルセールス課までお問合せ下さい。妥当な範囲でこれに対応いたします。

当ホテルは所定の料金以外、お心付けなどは一切ご辞退申し上げております。